میرنیوز
به گزارش ایسنا، بنابر اعلام چارگون، اتوماسیون اداری اغلب به عنوان یک مجموعه نرم افزاری ارائه میشود. این مجموعه معمولا در همه ردههای سازمانی از مدیران ارشد تا مجموعه کارکنان و مخاطبان خارجی و ارباب رجوع به طور جدی بکار میرود.
ضریب نفوذ بالای نرم افزارهای اتوماسیون اداری در سازمانها نشاندهنده اهمیت و کارایی بالای این سیستم در مکانیزه کردن روالهای دستی و بهبود مدیریت فرآیندهای کسب و کار است.
تعریف اتوماسیون اداری
در ساختار اداری پاسخ به سئوال، اتوماسیون اداری چیست با سیستم مکاتبات و شیوه های نرم افزاری مبادله نامههای اداری در دبیرخانههای سازمانها و شرکتها متناظر میشود.
از سوی دیگر اتوماسیون اداری همان ارجاع کار و مدیریت کارها از طریق ارجاع نامه است. براین اساس در ادامه تحولات جدید سیستم اتوماسیون اداری، امکانات ارجاع کار و اطلاع از روند پیشرفت کارهای ارجاعی برای سطوح متفاوت مدیران هم به اتوماسیون اداری اضافه شده است. برخی سیستم های اداری مانند راهکار اتوماسیون اداری چارگون، علاوه بر پشتیبانی کامل فرآیندها و تعاملات مورد نیاز برای تولید و گردش نامهها و مکتوبات اداری، امور مربوط به مدیریت زمان پرسنل، مدیریت کارها، جلسات، و مدیریت اسناد سازمان را نیز پوشش میدهند.
امکانات نرم افزارهای اتوماسیون اداری
با نرم افزار اتوماسیون اداری فعالیتهایی مثل تولید، ورود و ثبت نامه، ارجاعات و حتی مدیریت پستالکترونیکی، فرمها و فکسهای سازمان بهصورت خودکار و یکپارچه انجام میشود. لایه مدیریت گردشکار، کلیه فرآیندهای انتقال دادهها و اطلاعات را در سطح زیر سیستمهای مختلف کنترل میکند. بدینصورت که مستندات و فایلهای ثبت شده در هر یک از بخشها، با استفاده از قابلیتهای این لایه، بین افراد و واحدها جابهجا میشود.
برخی امکانات سیستم اتوماسیون اداری تحت وب و موبایل
سیستم اتوماسیون اداری وب و موبایل با ارائه مفاهیم جدیدی مانند پیشنویس الکترونیک، مفهوم نامه داخلی و شیوههای الکترونیک پیگیری، عملکرد سازمان را بهبود میبخشد و موجب ارتقای بهرهوری میشود. کاهش هزینهها و حذف کاغذ از چرخه امور اداری سازمانها در کنار افزایش رضایت ذینفعان سیستم، بخش دیگری از مزایای این نرمافزار است. برخی امکانات این نرم افزار عبارت است از:
کاربرد اتوماسیون اداری در تحول سیستم اداری
پس از اینکه با بررسی مشخصات و امکانات زیر سیستمها به طور کلی به پرسش اتوماسیون اداری چیست پاسخ دادیم، میتوانیم از نحوه اثربخشی آن صحبت کنیم. تاثیر اصلی و مهم اتوماسیون اداری در تحول سیستم اداری و ایجاد فرآیندهای مکانیزه است.
مکانیزه کردن سیستم اداری با جایگزینی فرآیندهای دستی در مکاتبات اداری، مصرف کاغذ را به صفر میرساند. این یعنی امکان مدیریت بهتر چرخههای اداری را فراهم میکند. ارجاع دستی و ارسال پستی کاملا حذف میشود و این مسئله تسریع فرآیندهای کاری سازمانها را به دنبال دارد. بایگانیهای کاغذی در شرکتها و سازمانها حذف میشوند و تنها با چند کلیک ساده میتوان به سابقه سالهای گذشته یک نامه دست پیدا کرد.
با پیگیری نرم افزاری مکاتبات اداری، بخشی از اجزای فرآیند به صورت هوشمند انجام میشود. هوشمندی سیستم و عملیات اتوماتیک مکاتبات اداری در حجم بالایی میتواند از خطای انسانی جلوگیری کند.
اتوماسیون اداری و نسبت آن با نرم افزار BPMS
سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار (نرم افزار BPMS)، یک رویکرد مدیریتی نوین به منظور همسوسازی فعالیتهای سازمان برای جلب رضایت مشتری است و هدف آن، بهبود مستمر فعالیتهای سازمان محسوب میشود. یک فرآیند کسبوکار شامل شبکه به هم پیوستهای از فعالیتها است که توسط مجریان مرتبط اجرا میشوند. برخی کارکردهای مهم سیستم BPMS شامل موارد زیر است:
درخواست دموی حضوری یا آنلاین اتوماسیون اداری چارگون
اتوماسیون اداری در دوران کرونا و دورکاری
با شیوع بیماری کرونا و دورکاری در سازمانها، استفاده از اتوماسیون اداری خارج از فضای کاری برای کارمندانی که دورکار شده بودند، اهمیت و اولویت بالایی پیدا کرد.
بعد از موج اول کرونا و لزوم قرنطینه توجه مدیران سازمانها به دورکاری و بستری مورد نیاز آن در سیستم اتوماسیون اداری جلب شد. سیستمهای اتوماسیون اداری در بستر وب و موبایل، یکی از مهمترین تکیهگاههای سازمانها در ترویج سبک دورکاری بودند.
راهکار اتوماسیون اداری از مجموعه نرمافزارهای دیدگاه برای مدیریت و تسهیل فرآیندهای دورکاری امکانات قابل توجهی فراهم کرده است. ابزارهایی که با آموزش و استفاده درست از آنها بهرهوری در زمان دورکاری در حالت بهینه خود باقی خواهد ماند.
انتهای رپرتاژ آگهی
منبع : خبرگزاری ایسنا
قیمت طلا، قیمت دلار، قیمت سکه و قیمت ارز ۱۴۰۳/۰۱/۲۵
زمان اولین حراج سکه در سال جدید اعلام شد+شرایط
قیمت جهانی طلا امروز ۱۴۰۳/۰۱/۱۵
قیمت طلا، قیمت دلار، قیمت سکه و قیمت ارز ۱۴۰۳/۰۱/۱۵
خریدهای هیجانی در بازار طلا و سکه/ حباب سکه ۲ برابر شد
قیمت جهانی طلا ۱۴۰۳/۰۱/۱۷/ رشد ۲۵ درصدی قیمت طلا طی ۶ ماه
قیمت جهانی طلا امروز ۱۴۰۳/۰۱/۲۰
دلار مبادلهای ثابت ماند؛ یورو کاهش یافت
قیمت طلا، قیمت دلار، قیمت سکه و قیمت ارز ۱۴۰۳/۰۱/۲۰
کاهش ۴.۵ میلیونی قیمت سکه در ۲ روز/ خریدار نیست
مدیر عامل پاکسان: سال ۱۴۰۳ در تاریخ پاکسان ماندگار خواهد شد
زمان جدید حراج شمش طلا اعلام شد+شرایط
قیمت روز ارزهای مبادلهای/ یورو رشد کرد
آدرس غلط درباره تاثیر خودروهای داخلی بر تصادفات
قیمت طلا، قیمت دلار، قیمت سکه و قیمت ارز ۱۴۰۳/۰۱/۲۱
قیمت جهانی طلا امروز ۱۴۰۳/۰۱/۲۲
تحول ساختار تولید ذوب آهن اصفهان در راستای تحقق شعار سال
دستیابی به بالاترین میزان تولید در تاریخ فولاد سبا
دستاوردهای فولاد مبارکه در بازاریابی وفروش محصولات
آمادگی شرکت خدمات پس از فروش ایرانخودرو در تعطیلات عید فطر
قیمت جهانی طلا امروز ۱۴۰۳/۰۱/۲۴
طلای جهانی از ۲۴۰۰ دلار گذشت
خاندوزی: محصولات بانک تجارت نمونهای موفق در خدمات بانکی کشور است
حباب سکه ۲۰۰ هزار تومان کاهش یافت
قیمت جهانی طلا امروز ۱۴۰۲/۱۲/۰۵
حمایت ایران خودرو از نوجوانان و جوانان آموزش دیده بهزیستی
ارائه سفته الکترونیک پارسیان با ویژگیهای خاص
بخشودگی جرایم دیرکرد بازپرداخت اقساط در بانک سینا
اسامی برگزیدگان بهمن ماه قرعهکشی تسهیلات طرح "امید رفاه" بانک رفاه کارگران اعلام شد
عضو هیأت مدیره بانک صنعت و معدن: بانک های توسعه ای معماری کسب و کار و فناوری اطلاعات خود را تغییر دهند